Assistant administratif / Assistante administrative

Collaborateur(trice) directe de la responsable de l'administration générale du service et de son responsable opérationnel, l'assistant(e) administratif(ve) contribuera dans le cadre des tâches confiées à un fonctionnement fluide et efficace du service et la réalisation des projets par les missions principales suivantes :

1. Assurer le traitement des dossiers, et la saisie des documents et des comptes-rendus
- Rédiger et assurer le suivi des courriers, conventions, délibérations, décisions, comptes-rendus, rapports administratifs
- Réaliser des travaux de relecture et de mise en forme des documents
- Réaliser le suivi administratif des contrats et abonnement en cours
- Demander des devis
- Gérer et actualiser la base d'information sur les thématiques déchets

2. Appui budgétaire et suivi des factures
- Réaliser les engagements budgétaires, la gestion des bons de commande et aider au suivi budgétaire
- Assister à l'exécution administrative des marchés publics

3. Réaliser l'accueil téléphonique et physique et répondre aux demandes courantes des interlocuteurs

4. Gérer l'information, organiser l'archivage du service
- Assister en termes d'organisation, de gestion, de communication, d'information et de diffusion, de classement et de suivi de dossiers
- Réaliser des recherches documentaires diverses

5. Planifier et organiser les réunions du service et les agendas, rédiger et diffuser les comptes-rendus

PROFIL :
- Expérience d'au moins 3 années sur un poste similaire
- Maîtrise avancée des logiciels de bureautique Office et facilité à maitriser les logiciels ERP de la collectivité
- Bonne connaissance du fonctionnement des collectivités territoriales et connaissance des règles comptables serait un plus
- Savoir être à l'écoute des demandes et communiquer avec bienveillance, gérer les situations de conflit avec l'usager
- Savoir travailler en équipe, être dynamique, et faire preuve de rigueur
- Être autonome et avoir le sens de l'organisation
- Savoir traiter les dossiers dans des délais restreints et prioriser les tâches à effectuer

RENSEIGNEMENTS PRATIQUES :
- Statut : Contractuel
- Temps de travail : 50%
- Rémunération : Selon grille indiciaire de la Fonction Publique Territoriale et régime indemnitaire en vigueur (RIFSEEP)
- Avantages : Participation employeur à la mutuelle, prévoyance, titres restaurant, CNAS. Prise en charge de l'abonnement mensuel transports en commun pour les trajets domicile/travail
- Localisation : Prevessin-Moëns (Ain)